Kuva Pixabay

Monet suositut mobiilisovellukset on suunnattu ennen kaikkea kuluttajien käyttöön. On kuitenkin olemassa myös sovelluksia, jotka on suunnattu yrityksille ja yrittäjille. Usein nämä sovellukset helpottavat työntekijöiden arkea ja tekevät arjesta sujuvampaa ja tehokkaampaa. Esimerkiksi matkalaskut on nykyisin mahdollista saada sovelluksen avulla kerralla kirjanpitoon, ilman että taloushallinnon tarvitsee peräänkuuluttaa reittien ja matkojen tarkoitusten perään.

Matkakorvaukset nopeammin ja varmemmin tilille

Matkalaskujen kirjaamiseen liittyvät sovellukset ovat hyvä esimerkki, miten tekniikan kehittyminen ja mobiilisovellukset ovat tehneet myös työntekijöiden arjesta helpompaa ja tehokkaampaa. Kun ennen matkalaskujen tekeminen oli haastavaa ja vaatii hermoja, nykyisin matkalasku on mahdollista kirjata sovelluksessa suoraan taloushallinnon käsittelyyn.

Sovellukset vähentävät sekä työntekijöiden että taloushallinnon työtaakkaa. Työntekijät voivat syöttää matkan tiedot, kuten lähtö- ja päätepisteet, matkan tarkoituksen sekä käytetyn ajoneuvon suoraan puhelimellaan (tai halutessaan myös tietokoneellaan). Sovellus laskee automaattisesti oikeat kilometrikorvaukset ja päivärahat sekä kotimaan että ulkomaan matkoille, mikä vähentää virheiden mahdollisuutta ja nopeuttaa prosessia. Sovellukseen myös päivittyy ajankohtaiset kilometrikorvaukset, jotka muuttuvat lähes vuosittain.

Matkan aikana kertyneet kulukuitit, kuten junaliput, lentoliput ja hotellimaksut, voi helposti kuvata ja liittää suoraan matkalaskuun. Tämä vähentää tarvetta säilyttää paperikuitteja ja vähentää riskiä, että kuitit katoavat tai unohtuvat. Kun työntekijä tallentaa matkalaskun, se siirtyy automaattisesti tarkistettavaksi ja hyväksyttäväksi johdolle tai kirjanpitäjälle. Yksi hyvä puolihan tässä on myös se, työntekijä voi saada nopeamman tiedonkulun ansiosta korvaukset aiempaa nopeammin.

Digitaaliset kellokortit

Kellokorttien aika ei ole jäänyt historiaan, monissa yrityksissä on vain siirrytty digitaalisiin seurantajärjestelmiin. Työajanseurantajärjestelmät ovat kehittyneet merkittävästi, ja nykyiset pilvipohjaiset sovellukset mahdollistavat työntekijöiden työaikojen ja jopa projektikohtaisten tuntien kirjaamisen vaivattomasti. Modernit järjestelmät auttavat työnantajia seuraamaan tiimien työaikaa reaaliajassa, mikä mahdollistaa tarkan laskutuksen asiakkailta sekä resurssien entistä tehokkaamman käytön.

Erityisesti etätyön yleistyessä työnantajilla on kasvava tarve myös varmistaa, että työntekijät käyttävät aikansa tehokkaasti työntekoon. Tätä varten on kehitetty ohjelmistoja, jotka seuraavat työntekijän aktiivisuutta, kuten hiiren liikettä ja näppäimistön käyttöä. Näin työnantajat voivat varmistua, että työaikaa käytetään tarkoituksenmukaisesti, eikä esimerkiksi sosiaalisessa mediassa pyörimiseen tai uutisten lukemiseen.

Nämä sovellukset lisäävät läpinäkyvyyttä työnantajan suuntaan sekä auttavat myös työntekijöitä itseään hallitsemaan työaikaansa paremmin ja pitämään kirjaa suoritetuista tehtävistä. Vaikka nykyaikaisissa työpaikoissa tarjotaankin joustoa työntekijöiden hyvinvoinnin ja tuottavuuden parantamiseksi, työnantajilla on yhä tarve saada selville myös työntekijöidensä työpanoksen todellinen laatu ja tehokkuus.

Fläppitaululta projektinhallintasovelluksiin

Myös projektinhallinta on siirtynyt vauhdilla fläppitauluilta pilvipohjaisiin sovelluksiin. Nykyaikaiset projektinhallintasovellukset tarjoavat yrityksille mahdollisuuden hallita ja seurata projekteja missä ja milloin tahansa. Sovellukset voivat lähettää ilmoituksia, jotka pitävät tiimin jäsenet ajan tasalla tehtävien edistymisestä ja mahdollisista muutoksista. Tämä tekee työskentelystä entistä tehokkaampaa, sillä projektin osapuolet voivat hyväksyä tehdyt työt ja seurata kehityskohteita reaaliajassa.

Pilvipohjaiset järjestelmät auttavat löytämään nopeasti projektin heikkoja lenkkejä, joihin on puututtava viipymättä. Kaikki pysyvät kartalla, vaikka työskentely tapahtuisi etänä ja eri puolilla maailmaa. Tämä on erityisen tärkeää, sillä yhä useammin yritykset palkkaavat työntekijöitä ja freelancereita globaaleilta markkinoilta, eikä vain Suomesta.

Yhteenvetona voidaankin todeta, että matkalaskusovellukset, työajanseurantajärjestelmät ja projektinhallintasovellukset ovat nykyisin keskeisiä työkaluja, jotka tekevät työntekijöiden toiminnasta helpompaa ja tehokkaampaa. Matkalaskut hoituvat vaivattomasti suoraan sovelluksessa, ja työnantajat voivat helposti seurata niin työaikaa kuin projektien etenemistä. Sovelluksissa on siis tulevaisuus ja uudet käyttöjärjestelmät mahdollistavat entistäkin hyödyllisempien sovellusten kehittämisen. Google on jo paljastanut joitain uuden Android 15:n ominaisuuksista.