Varainhankinta alkaa hyvästä suunnitelmasta – näin yhteinen kampanja pysyy hallinnassa

Ensimmäinen päätös kannattaa tehdä jo ennen myyntituotteen valintaa. Ryhmän pitäisi tietää mahdollisimman tarkasti, mihin rahaa tarvitaan ja kuinka suuri summa halutaan kerätä.

Kun esimerkiksi matkan, leirin tai yhteisen hankinnan kustannukset tunnetaan ainakin suuntaa-antavasti, voidaan arvioida, kuinka suuri osa niistä halutaan kattaa myynnillä. Tavoitesumma voidaan tämän jälkeen suhteuttaa osallistujien määrään ja tuotteista saatavaan tuottoon.

Konkreettinen tavoite helpottaa myös viestintää. Ostajan on helpompi hahmottaa kampanja, kun hän tietää rahojen menevän esimerkiksi luokkaretkeen, turnausmatkaan tai yhteisiin varusteisiin.

Myyntijaksolle kannattaa samalla sopia selkeä alku ja loppu. Liian lyhyessä ajassa kaikkia mahdollisia ostajia ei välttämättä ehditä tavoittaa, mutta pitkäksi venyvä kampanja alkaa helposti menettää virettään. Yhtä oikeaa kestoa ei ole, vaan aikataulu riippuu ryhmän koosta, tavoitteesta ja valitusta myyntitavasta.

Myös laskelmat kannattaa tehdä ennen aloitusta. Tuotteen hankinta- ja myyntihinnan lisäksi kokonaisuuteen voivat vaikuttaa toimituskulut, pakkauskoot ja vähimmäistilausmäärät. Näin tavoite perustuu todelliseen tuottoon eikä pelkkään myyntisummaa koskevaan arvioon.

Tuotemyynnissä yksi keskeisistä valinnoista liittyy siihen, hankitaanko tavarat valmiiksi vai vasta saatujen tilausten perusteella.

Suoramyynnissä tuotteet ostetaan ensin varastoon ja myydään sen jälkeen eteenpäin. Tavara voidaan tällöin luovuttaa ostajalle heti, mutta samalla ryhmän on arvioitava kysyntä etukäteen. Jos myynti jää odotettua pienemmäksi, ylimääräisille tuotteille on löydettävä ostajat myöhemmin.

Ennakkomyynnissä järjestys on toinen. Ensin kerätään tilaukset ja kartoitetaan todellinen kysyntä, minkä jälkeen tehdään varsinainen tuotetilaus. Ryhmällä on näin ennen tilaamista huomattavasti parempi käsitys tarvittavasta määrästä.

Täysin yksi yhteen ennakkotilausten perusteella lopullista tilausta ei kuitenkaan aina voida tehdä. Tuotteita voidaan toimittaa esimerkiksi laatikoittain, säkeittäin tai kokonaisina lavoina, joten toimituserät ja mahdolliset vähimmäismäärät on syytä selvittää jo kampanjaa suunniteltaessa.

Ennakkomyynnin etu onkin ennen kaikkea parempi ennakoitavuus. Kun kysyntä tunnetaan ennen tilausta, päätöksiä ei tarvitse tehdä pelkän arvauksen perusteella.

Kampanjan organisointiin ei ole vain yhtä oikeaa tapaa.

Paperisessa mallissa myyjille voidaan jakaa tuote-esitteet ja tilauslomakkeet. Jokainen merkitsee saadut tilaukset omalle lomakkeelleen, ja myyntijakson päättyessä kampanjanvetäjä kokoaa määrät yhteen. Menetelmä on yksinkertainen eikä edellytä uuden verkkopalvelun käyttöönottoa.

Se voi sopia hyvin esimerkiksi ryhmälle, jossa myynti tapahtuu pääasiassa kasvotusten omassa lähipiirissä. Tärkeintä on sopia, milloin lomakkeet palautetaan ja kuka tarkistaa kokonaismäärät ennen tilausta.

Digitaalisessa mallissa sama prosessi voidaan hoitaa verkkopalvelussa. Myyjillä voi olla omat myyntisivunsa, tilaukset kerätään yhteen paikkaan ja kampanjanvetäjä näkee kokonaismyynnin jo kampanjan aikana. Myös henkilökohtaisesti tai muuta kautta saatuja tilauksia voidaan palvelusta riippuen kirjata samaan kokonaisuuteen.

Hyöty korostuu etenkin suuremmissa ryhmissä, joissa useiden erillisten tilauslomakkeiden kokoaminen käsin voi muodostua omaksi työvaiheekseen. Toisaalta pienelle ryhmälle paperilomake voi olla aivan yhtä toimiva ratkaisu.

Paperista ja digitaalista tapaa ei siis tarvitse asettaa paremmuusjärjestykseen. Olennaista on valita tapa, jolla myyjät pystyvät toimimaan luontevasti ja kampanjanvetäjä pitämään kokonaisuuden hallinnassa.

Varainhankinnassa myytävän tuotteen ei välttämättä tarvitse olla erikoinen. Joissakin tilanteissa juuri tuttuus voi helpottaa myyntiä.

Kun käyttötarkoitus tunnetaan valmiiksi, myyjän ei tarvitse aloittaa keskustelua selittämällä tuotetta. Huomio voidaan suunnata siihen, mitä ryhmä on tekemässä ja mihin myynnistä saatava tuotto käytetään.

Arkikäyttöisen kulutustuotteen etuna on myös se, ettei kysyntä välttämättä riipu tietystä juhlapäivästä tai vuodenajasta. Tuotetta voidaan ostaa myöhempää käyttöä varten, jos hinta, määrä ja muut ehdot ovat ostajalle sopivia.

Pelkkä tuttuus ei silti tee tuotteesta hyvää varainhankintavaihtoehtoa. Ryhmän pitää tietää hankintahinta, suunniteltu myyntihinta, oma tuotto sekä toimituksen käytännöt. Mitä helpommin nämä voidaan hahmottaa etukäteen, sitä realistisemmaksi myös kampanjan tavoite voidaan asettaa.

Myös valikoiman koolla on merkitystä. Suuri määrä vaihtoehtoja voi vaikuttaa houkuttelevalta, mutta se voi samalla vaikeuttaa myyntiä ja tilausten kokoamista. Rajattu ja helposti ymmärrettävä valikoima pitää kokonaisuuden yksinkertaisempana sekä myyjälle että ostajalle.

Yksi esimerkki ennakkomyyntiin perustuvasta toimintatavasta on Kansallistukun paperimyynti, jossa varainhankintatuotteina käytetään wc- ja talouspaperia.

Ryhmä kerää ensin ennakkotilaukset ja tekee varsinaisen tuotetilauksen myyntijakson jälkeen. Jokainen valittu tuote tilataan kokonaisina lavoina, joten myyntimäärää pitää seurata myös suhteessa lavakokoon. Kansallistukun tuotesivuilla ilmoitetaan tuotteiden tehdashinta, suositeltu myyntihinta sekä laskennallinen tuotto säkkiä ja lavaa kohden.

Kampanja voidaan organisoida kahdella tavalla. Digitaalisessa työkalussa myyjät saavat omat myyntisivunsa ja kampanjanvetäjä voi seurata kokonaismyyntiä. Paperisessa vaihtoehdossa myyjille jaetaan tuote-esitteet ja tilauslomakkeet, joiden tiedot kampanjanvetäjä kokoaa myynnin päätyttyä yhteen. Molemmissa tapauksissa perusperiaate on sama: myynti tehdään ennen lopullista tuotetilausta.

Kansallistukun nykyisten tilaus- ja toimitusehtojen mukaan toimitusaika on 5–14 arkipäivää tilauksesta. Lasku lähetetään lähtökohtaisesti toimituksen jälkeen, ja maksuaikaa on 14 päivää toimituspäivästä. Toimituksen jälkeen ryhmä vastaa tuotteiden jakamisesta ostajille.

Esimerkki havainnollistaa sitä, kuinka sama ennakkomyyntiin perustuva kampanja voidaan toteuttaa hyvin erilaisilla työvälineillä. Verkkopalvelu voi vähentää tilausten kokoamiseen liittyvää käsityötä, mutta varainhankinta ei itsessään edellytä digitaalista järjestelmää.

Varainhankinnan työmäärä muodostuu monesta pienestä tehtävästä. Jonkun pitää seurata aikataulua ja myyntiä, jonkun vastaanottaa tuotteet ja lopuksi tavarat on saatava oikeille ostajille.

Jos kaikki jää yhden aktiivisen henkilön hoidettavaksi, yksinkertainenkin kampanja voi muuttua raskaaksi.

Siksi vastuut kannattaa jakaa ennen aloitusta. Kampanjanvetäjä voi pitää kokonaisuuden koossa ja huolehtia lopullisesta tilauksesta, kun myyjät vastaavat omista asiakkaistaan ja tuotteidensa jakamisesta. Tarvittaessa erikseen voidaan sopia esimerkiksi toimituksen vastaanotosta ja maksujen seurannasta.

Suomen Vanhempainliitto suosittelee leirikoulua suunnitteleville luokille vanhempien oman tiimin tai luokkatoimikunnan perustamista sekä varainhankintaan liittyvien pelisääntöjen sopimista ja kirjaamista. Periaate sopii laajemminkin vapaaehtoisvoimin toteutettaviin kampanjoihin: mitä selvemmin vastuut on määritelty alussa, sitä vähemmän epäselvyyksiä syntyy myöhemmin.

Arkikielessä varainhankinnasta ja rahankeräyksestä puhutaan joskus samana asiana, mutta lainsäädännössä käsitteillä on eri merkitys.

Poliisin mukaan rahankeräyksessä yleisöltä pyydetään vastikkeettomia rahalahjoituksia. Aidosti vastikkeellinen tuotemyynti ei puolestaan ole rahankeräyslain tarkoittamaa rahankeräystä, kun ostaja ymmärtää ostavansa tuotteen eikä tekevänsä lahjoitusta.

Verokohtelu on erillinen kysymys ja riippuu toiminnan järjestäjästä sekä luonteesta. Verohallinnon mukaan esimerkiksi luokkatoimikunnan pienimuotoinen varainhankinta voi tietyin edellytyksin jäädä verotuksen ulkopuolelle, kun varat käytetään koko oppilasryhmän yhteiseen tarkoitukseen. Yhdistysten kohdalla puolestaan osa varainhankinnasta voi olla verovapaata ja osa toiminnasta veronalaista elinkeinotoimintaa.

Epäselvässä tilanteessa lupa- ja verokysymykset kannattaa tarkistaa ajantasaisista Poliisin ja Verohallinnon ohjeista.